Δημιουργήστε μια έκθεση με την Access

Οι αναφορές σας επιτρέπουν την οργάνωση και επεξεργασία του περιεχομένου των πινάκων και των ερωτημάτων γενικά για να κάνει μια εκτύπωση των αποτελεσμάτων.

Σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσω να σας καθοδηγήσει, βήμα προς βήμα στη διαδικασία που απαιτείται για να δημιουργήσετε μια έκθεση χρησιμοποιώντας MS Access 2007, τα βήματα αυτά, ωστόσο, μπορεί να θεωρηθεί έγκυρη για παλαιότερες εκδόσεις του πακέτου datababse Office.

Μετά το άνοιγμα της βάσης δεδομένων, και στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα Δημιουργία στην ομάδα Εκθέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Έκθεση Wizard:

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, πρέπει να επιλέξετε από ένα drop down μενού, το αρχείο προέλευσης δεδομένων, τα οποία μπορεί να είναι είτε ένα ερώτημα πίνακα.
Στην περίπτωσή μου, αποφάσισα να δημιουργήσετε μια έκθεση για τον πίνακα "εργαζόμενοι" μου. Αν είχε μπει ένα ερώτημα (το οποίο θα πρέπει να δημιουργήσετε τις ακόλουθες procedeura είναι απαραίτητο) το αποτέλεσμα θα ήταν το ίδιο.

Τώρα που έχουν εμφανιστεί στους τομείς που συνθέτουν το τραπέζι, πρέπει να επιλέξετε που θέλουμε να συμπεριλάβουμε στην έκθεσή μας.
Για να το κάνετε αυτό, απλά κάντε κλικ στα βελάκια> και <, τα οποία σας επιτρέπουν να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ένα πεδίο σε έναν χρόνο, μπορείτε να κάνετε κλικ στα βέλη στην aletrnativa>> και <<για να προσθέσετε ή να διαγράψετε όλα τα πεδία.

Η σειρά tab των πεδίων στη δεξιά στήλη καθορίζει την προεπιλεγμένη σειρά με την οποία εμφανίζονται στην έκθεση.

Κάνοντας κλικ στο "Τέλος" ο οδηγός θα την κατάρτιση της έκθεσης. Ωστόσο, μπορείτε να βελτιώσετε τη διαδικασία περαιτέρω από τις προτιμήσεις ρύθμιση. Σε αυτήν την περίπτωση κάντε κλικ στο "Next". Τα επόμενα βήματα του οδηγού θα μας επιτρέψει να:

• Επιλέξτε τα επίπεδα ομαδοποίησης
  Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να συγκροτεί ομάδες εγγραφών (για παράδειγμα, μπορείτε να ομαδοποιήσετε με βάση την υποθετική diepndenti την «κατάσταση στην απασχόληση»), η βελτίωση της σειράς εμφάνισης, η επιλογή αυτή είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική στην παρουσία μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων.
• Επιλέξτε ένα πεδίο σειρά ταξινόμησης
  Η έκθεση μπορεί να παραγγελθεί με βάση την επιλογή "αυξάνεται" ή "κατεβαίνει" για έως και τέσσερα πεδία. Σε περίπτωση που ένα από τα επιλεγμένα πεδία είναι ένα πεδίο του αριθμητικού τύπου, εμφανίζεται στο Επιλογές Περίληψη κουμπί. Κάνοντας κλικ σε ένα ακόμη παράθυρο θα εμφανίζονται από το οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε των μαθηματικών πράξεων (Sum, Average, Min και Max) για το επιλεγμένο πεδίο.
• Ρυθμίστε την επιθυμητή διάταξη (κάθετη, σε μορφή πίνακα ή δικαιολογημένη)
• Επιλέξτε το στυλ γραφικών για εκτύπωση

• αποθηκεύσετε τις αναφορές που δημιουργούνται.

Σε αυτό το σημείο μπορούμε να κάνετε προεπισκόπηση της έκθεσης.

Αν το αποτέλεσμα δεν ήταν ικανοποιητικό, μπορείτε να επεξεργαστείτε την έκθεση που δημιουργήθηκε από τον καθορισμό του τρόπου θέα.

Με τον τρόπο αυτό, η έκθεσή μας παρουσιάζεται ως μια σελίδα στην οποία μπορείτε να εισαγάγετε τους τίτλους, πεδία κειμένου, αλλάξτε την εμφάνιση και την αισθητική, επιλέγοντας από μια ποικιλία προτύπων στο MS Office, ή με τον καθορισμό των νέων παραμέτρων.

Εκτός από τις πιθανές αλλαγές που έχουν ήδη περιγραφεί, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι στην προβολή δέντρου μπορείτε να επεξεργαστείτε υπάρχοντα πεδία στην έκθεση, όπως είναι η προσθήκη νέων από τον πίνακα προέλευσης.

Απλά κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση και, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων.
Μοιάζει με αυτό (δεξιά) μια λίστα με διαθέσιμα πεδία για την προβολή του πίνακα.
Κάνοντας κλικ σε κάθε ένα από τα πεδία και σύροντας στη σελίδα της έκθεσης που έχουμε προσθέσει νέα πεδία, να ταξινομήσετε και να επεξεργαστείτε ελεύθερα, στο περιεχόμενο και τη μορφή.

Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές με την έκθεση, μπορείτε να το κάνετε προεπισκόπηση, και, ενδεχομένως, να εκτυπώσετε την έκθεση.